روش های مدیریت زمان بهینه با تکنولوژی

استفاده کردن از تکنولوژی برای بهینه کردن مدیریت زمان شما به این معنی است که حوزه هایی که احتیاج به توجه داشته را شناسایی کرده و بعد از آن به آنها بپردازیم.البته برنامه های زیادی وجود دارد که قادر به کنترل کردن برنامه زمانی شما بوده اما هیچ یک از آن ها تنهایی قادر نبوده که همه احتیاجات شما را برطرف نماید.در این پست قصد داریم چند نمونه از آن ها را به شما معرفی نماییم.-مدیریت کردن تقویم:

یکی از روش های استفاده کردن از تکنولوژی این بوده که بگذارید همه مسئولیت مدیریت زمان شما را در دستش گرفته و برنامه زمانی را در طرح هایی نشان داده که به آسانی قابل فهم می باشند.علاوه بر این از سنگین شدن زیاد برنامه کاری شما جلوگیری خواهد کرد.اما اگر شما یک تقویم در هم داشته باشید سبب شده که به راحتی قرار ملاقات هایتان را از دست داده و برنامه شما به هم بریزد.

تجزیه و تحلیل کردن زمان برای مدیریت زمان:

دانستن اینکه چه مقدار زمانی را برای انجام دادن کارهای روزانه خود صرف می کنید سخت می باشد به طور متوسط کارکنان 28 درصد از زمانشان را به وقفه های ناخواسته بین کارهای خود صرف می کنند.یکی از روش هایی که شما می توانید استفاده درستی از برنامه زمانی داشته باشید این بوده که وقت خود را به بخش های کوچک تقسیم بندی نمایید و بعد به این نکته توجه کنید که چگونه قادر هستید هر دقیقه از روز خودتان را سپری نمایید استفاده کردن از اپلیکیشنی که بتواند روش طی کردن زمان را تجزیه و تحلیل کرده گام مناسبی برای بهینه نمودن مدیریت زمان شما می باشد.

در برخی از برنامه های تقویم نرم افزارهای تحلیل زمان هم طراحی شده و برخی از پلت فرم ها هم به صورت کامل به تجزیه و تحلیل زمان اختصاص دارند.زمانی که احساس کردید که برنامه زمانی شما دارای کارایی لازمی نبوده به این نکته توجه داشته باشید که کدام بخش از برنامه شما دارای اشکال بوده و باید آن را اصلاح نمایید.آیا زمانی را که شما در جلسه ها صرف می کنید سودمند و مفید بوده و اینکه درک کنید که چگونه از زمان خودتان بتوانید استفاده مناسبی کنید می توانید یک کلید مناسبی برای استفاده مناسب از زمان شما در آینده باشد.

برگزار کردن جلسه های پویا برای مدیریت زمان:

جلسه ها قسمت مهمی از ساعت کاری کمپانی ها را تشکیل داده اما ساختاری که بیش از حد سنتی بوده دارای جنبه های منفی زیادی می باشد.مدیران تاحدودی 60 درصد از جلسه ها را کاملا ناموفق دانسته و زمانی که درمورد تکنولوژی جلسه ها صحبت می کنند منظور آن ها ویدیو کنفرانس می باشد این تکنولوژی یک ابزار مهم برای حفظ کردن ارتباط به روش دیجیتالی می باشد.

ابزار ساده مثل نظر سنجی های آنلاین تاثیر زیادی در ایجاد حس شنیده شدن صدای کارکنان در طول جلسه ها داشته و استفاده از ابزارهای کامل و جامع مثل بورد جلسه های گروهی ترلو هم همین هدف را دنبال می نمایند.در جلسه هایی که به صورت پویا بوده همه موضوع های مرتبط پوشش داده شده و تا جایی که امکان دارد از هدر رفتن وقت جلوگیری خواهد شد.

استفاده از ابزارهای اتوماسیون اداری:

یکی از دلایل از دست دادن زمان استفاده از کارهای پیش پا افتاده مثل چک کردن ایمیل،چاپ نمودن اسناد و ذخیره کردن فایل ها می باشد خیلی از این کارها را مجبورید که انجام دهید پس خودکار نمودن آن تنها روش برای حذف کردن این کارها از برنامه زمانی شما می باشد.استفاده کردن از ابزارهای اتوماسیون اداری مثل IFTTT سبب شده شما از انجام دادن کارهای کوچک بی نیاز شود.با ایجاد کردن برنامه های ساده سبب شده برای انجام دادن کارهای تکراری زمان کافی داشته باشید.

استراحت کردن در کار برای مدیریت زمان:

داشتن وقفه در کارهایتان و استراحت سبب شده بهره وری بالایی داشته باشید اما با این وجود سی درصد از کارکنان در امریکا حتی برای وقت ناهارشان هم به خودشان استراحت نداده و تحقیقات نشان می دهد که بهره وری کارکنان وقتی به بیشترین سرح خود رسیده که کارنان در فاصله زمانی نود دقیقه ای کارکرده و بین این فاصله استراحت داشته باشند.زمانی که شما در روز استراحت کنید و کارهای خوبی مثل قدم زدن،مدیتیشن و مطالعه کتاب را انجام بدهید سبب شده که بهره وری شما به میزان زیادی افزایش یابد.

فناوری با ارزش است و باید از آن به روشی استفاده کرده که فایده داشته باشد برنامه هایی که افزایش بهره وری داشته قادر است در روز کاری شما تاثیر زیادی داشته باشد.